Untuk menjamin ketertiban kelancaran proses belajar mengajar di kedua kampus ini, maka beberapa ketentuan akademik yang penting untuk diketahui dan dipatuhi adalah sebagai berikut :

 

Bagi mahasiswa tahun pertama (mahasiswa baru) berlaku sistem paket untuk semester I dan semester II dengan jumlah beban studi yang sudah ditetapkan untuk masing-masing program studi. Selanjutnya memasuki tahun kedua, semester III dan seterusnya, pengambilan mata kuliah berdasarkan Indeks Prestasi (IP) semester lalu dengan komposisi distribusi SKS sebagai berikut : IP : Skala Keterangan Jumlah SKS   >= 3.00 dapat menempuh 24 SKS   2,50 s/d 2,99 dapat menempuh 21 SKS   2,00 s/d 2,49 dapat menempuh 18 SKS   1,50 s/d 1,99 dapat menempuh 15 SKS   < 1,50 dapat menempuh 12 SKS
Bagi mahasiswa yang memperoleh IP  3.00 dapat menempuh 1(satu) mata kuliah (yang tidak ada prasyarat) pada semester yang lebih tinggi, sedangkan bagi mereka yang aktif kembali dari cuti akademik berhak atas jumlah SKS berdasarkan IP terakhir. (IP sebelum cuti). Kegiatan pendaftaran ulang (her-registrasi) diadakan menjelang dimulainya kegiatan perkuliahan sesuai dengan kalender akademik. Setiap mahasiswa wajib melaksanakan daftar ulang / penyerahan KRS melalui komputerisasi yang disediakan oleh akademik ( di Lab. Komputer). Revisi KRS hanya dapat dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang ditentukan dalam kalender akademik. Mahasiswa yang berhak mengikuti daftar ulang adalah yang telah selesai mengikuti perkuliahan semester lalu dan telah memiliki Kartu Hasil Studi (KHS) yang dikeluarkan oleh akademik. KHS diberikan setelah memenuhi kewajiban-kewajiban, sedangkan yang belum memenuhi kewajiban, yang diberikan KHS-Sementara Bagi mahasiswa yang mengikuti kuliah tetapi karena alasan tertentu tidak mengikuti UAS, dapat melakukan daftar ulang dengan memperoleh beban studi sebanyak 12 SKS. Bagi mahasiswa yang Cuti Akademik atau terkena Non Aktif kurang dari 2 semester), wajib mengurus aktif kembali 1(satu) Minggu menjelang daftar ulang. (SK. Aktif Kembali dilampirkan pada saat melakukan daftar ulang). Bagi mahasiswa yang telah habis masa studinya (belum meliwati 2 tahun), wajib mengurus ijin perpanjangan masa studi sebelum melakukan daftar ulang.
Setelah resmi menjadi mahasiswa STIE/STMIK Jayakarta (mahasiswa baru) dan telah melakukan daftar ulang (sudah memiliki kartu rencana studi - KRS), mahasiswa akan mengikuti perkuliahan dengan pengaturan sebagai berikut: Kuliah Pagi : Senin s/d Kamis:  waktu kuliah mulai:  08.00 – 14.00 Jum’at :                   waktu kuliah mulai:  08.00 – 15.00 Sabtu  :                    waktu kuliah mulai:  08.00 – 14.00 Kuliah Sore : Senin s/d Jum’at:  waktu kuliah mulai:  17.00 – 21.15 Sabtu:                      waktu kuliah mulai:  15.00 – 19.15 Jumlah tatap muka dalam 1 (satu) semester adalah sebanyak 14 tm, ditambah dengan kegiatan Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester/Ujian Utama, sehingga total pertemuan per semester  adalah sejumlah 16 pertemuan. Selama perkuliahan mahasiswa wajib mematuhi tatatertib yang telah ditetapkan oleh Kampus, dengan ketentuan bagi yang melanggar tatatertib akan dikenakan sanksi baik yang bersifat administratif sampai     dengan sanksi dikeluarkan/dipecat. Cuti Akademik ialah pembebasan mahasiswa dari kewajiban mengikuti kegiatan akademik selama satu s/d dua semester yang ditetapkan dengan SK. Ketua. Mahasiswa yang karena alasan tertentu diperkirakan tidak dapat mengikuti perkuliahan semester berjalan, diwajibkan mengambil cuti akademik. Permohonan cuti akademik diajukan pada ketua melalui puket I Bidang Akademik, setelah disetujui dilanjutkan dengan membayar cuti akademik yang terdiri dari Daftar Ulang dan BPP Pokok sebesar 20% per-semester. Batas waktu cuti akademik adalah sebanyak 4 (empat) semester dan tidak dapat diambil sekaligus, maksimal pengambilan cuti akademik 2 (dua) semester. Mahasiswa dapat mengambil cuti akademik setelah menempuh kuliah sekurang-kurangnya dua semester. Masa cuti akademik tidak diperhitungkan dalam masa studi. Mahasiswa yang sedang menjalani cuti akademik tidak diperkenankan untuk mengikuti kegiatan akademik, termasuk ujian utama. Setelah masa cuti berakhir mahasiswa wajib mengajukan permhonan aktif kembali melalui puket I bidang akademik dan melakukan daftar ulang untuk aktif kembali. Mahasiswa yang telah lewat batas waktu cuti dan tidak melakukan daftar ulang dinyatakan non aktif. Untuk aktif kembali mahasiswa hanya diperbolehkan menempuh SKS sesuai dengan IP pada semester sebelum cuti
Pelaksanaan ujian-ujian dalam 1 (satu) semester adalah sebagai berikut : Ujian Tengah Semester (UTS) diadakan setelah 7 (tujuh) kali pertemuan (tatap muka) sesuai jadwal kuliah dan diawasi langsung oleh dosen pengasuh mata kuliah. Ujian Akhir Semester (UAS) diadakan pada akhir perkuliahan secara terjadwal. Untuk tetap menjaga mutu, maka akademik (internal) malaksanakan Ujian Utama (UU) yang dilaksanakan setelah UAS untuk beberapa mata kuliah tertentu. Persyaratan untuk mengikuti UAS dan UU apabila telah melunasi semua kewajiban keuangan dan memenuhi persayaratan akademik yang ditetapkan (sertifikat mapermaru merupakan prasyarat bagi peserta UU). UAS dan UU dapat dilaksanakan setelah dosen minimal melaksanakan 12 kali tatap muka. Mahasiswa berhak mengikuti UAS dan UU setelah 60 % mengikuti perkuliahan dari total pertemuan permata kuliah. Akademik tidak mengadakan UTS, UAS dan UU susulan, kecuali bagi mereka yang melampirkan surat keterangan dirawat inap karena sakit atau melampirkan surat tugas dari kantor sebelum pelaksanaan ujian, akan diberikan ijin untuk UTS dan UAS susulan .
Penilaian adalah proses pengukuran prestasi belajar mahasiswa untuk setiap mata kuliah, selama satu semester pada setiap program studi. Yang berwenang untuk menetapkan nilai seorang mahasiswa adalah dosen / dosen penguji. Nilai ujian tengah semester ditetapkan dengan angka (contoh : 70) Komponen penilaian untuk UAS/UU terdiri dari : Absensi/Kehadiran (10%), Quis/Tugas (10%), UTS (25%) dan UAS/UU (55%) Nilai UAS dan UU dinyatakan dalam angka dan huruf dengan komposisi sebagai berikut : Angka Huruf Predikat 80 - 100 A Baik Sekali 68 - 79 B Baik 56 - 67 C Cukup 45 - 55 D Kurang 0 - 44 E Gagal Kelulusan program studi yang dinyatakan dalam yudicium dengan predikat sebagai berikut : IPK Predikat 2,00 - 2,75 Memuaskan 2,76 - 3,50 Sangat Memuaskan 3,51 - 4,00 Dengan Pujian
Tujuan dari semester pendek ini adalah : a. Untuk membantu mahasiswa menyelesaikan seluruh mata kuliah yang ditawarkan pada     semester reguler. b. Untuk membantu mahasiswa yang akan berakhir masa studinya. Waktu pelaksanaan semester pendek adalah setelah selesainya semester reguler pada semester ganjil atau semester genap. Mata kuliah yang ditawarkan adalah mata kuliah yang berlangsung pada semester reguler, untuk mata kuliah Ujian Utama tidak diadakan pelaksanaan semester pendek. Persyaratan untuk mengikuti semester pendek adalah : a. Terdaftar pada semester berjalan. b. Pernah menempuh mata kuliah yang akan diambil dengan nilai E/D atau perbaikan nilai. c. Jumlah mahasiswa minimal 8 (delapan) mahasiswa untuk pembukaan kelas. d. Membayar biaya semester pendek yang ditetapkan oleh akademik.
Penyusunan skripsi hanya diwajibkan bagi program studi Strata Satu (S.1), sedangkan bagi program studi Diploma tiga (D.3) diwajibkan mengikuti ujian Komprehensif dengan persyaratan sebagai berikut : Skripsi Mahasiswa diperbolehkan mengambil mata kuliah Skripsi jika telah menempuh / lulus minimsl 120 SKS. Mengajukan proposal penelitian kepada ketua jurusan untuk disetujui Melakukan penelitian mandiri untuk memperoleh bahan tulisan. Mengikuti sidang skripsi setelah lulus seluruh mata kuliah minimal ‘C’. Sidang ulang bagi yang gagal diadakan satu bulan kemudian. Ujian Komprehensif Mahasiswa wajib menempuh mata kuliah komprehensif pada semester terakhir. Mata kuliah komprehensif terdiri dari gabungan beberapa mata kuliah keahlian yang ditetapkan oleh masing-masing jurusan. Pelaksanaan mata kuliah komprehensif adalah dengan metode tatap muka dikelas yang diasuh oleh dosen-dosen yang berkompeten, sedangkan ujian komprehensif menggunakan metode sidang terbuka. Untuk mengikuti sidang komprehensif mahasiswa telah dinyatakan lulus seluruh mata kuliah dengan nilai minimal ’C’. Ujian ulang bagi yang gagal diadakan satu bulan kemudian. Khusus bagi program studi D.3 Manajemen Informatika (STMIK) untuk menyelesaikan studinya, mahasiswa masih diwajibkan menyusun Karya Ilmiah dengan nama Proyek Sistem Informasi (PSI). Persyaratan untuk menyusun karya ilmiah akan diumumkan secara tertulis kapada mahasiswa melalui pemberitahuan tersendiri.
Cuti Akademik ialah pembebasan mahasiswa dari kewajiban mengikuti kegiatan akademik selama satu s/d dua semester yang ditetapkan dengan SK. Ketua. Mahasiswa yang karena alasan tertentu diperkirakan tidak dapat mengikuti perkuliahan semester berjalan, diwajibkan mengambil cuti akademik. Permohonan cuti akademik diajukan kepada Ketua melalui Puket.I Bidang Akademik, setelah disetujui dilanjutkan dengan membayar biaya cuti akademik yang terdiri dari Daftar Ulang dan BPP Pokok sebesar 20% per-semester. Batas waktu cuti akademik adalah sebanyak 4 (empat) semester dan tidak dapat diambil sekaligus, maksimal pengambilan cuti akademik 2 (dua) semester. Mahasiswa dapat mengambil cuti akademik setelah menempuh kuliah sekurang-kurangnya 2 (dua) semester. Masa cuti akademik tidak diperhitungkan dalam masa studi. Mahasiswa yang sedang menjalani cuti akademik tidak diperkenankan untuk mengikuti kegiatan akademik, termasuk Ujian Utama (UU). Setelah masa cuti berakhir mahasiswa wajib mengajukan permohonan aktif kembali melalui Puket.I Bidang Akademik dan melakukan daftar ulang untuk aktif kembali. Mahasiswa yang telah lewat batas waktu cuti tetapi tidak lakukan daftar ulang dinyatakan non aktif. Untuk aktif kembali mahasiswa hanya diperbolehkan menempuh SKS sesuai dengan IP pada semester sebelum cuti.
Mahasiswa yang tidak mengambil cuti akademik setelah lewat batas waktu pelaksanaan Daftar Ulang dan pengurusan cuti, dinyatakan non-aktif atau mengundurkan diri.. Non aktif adalah keadaan mahasiswa yang tidak melakukan daftar ulang atau tidak aktif pada semester berjalan, serta tidak mengajukan cuti akademik. Untuk aktif kembali status non-aktif, mahasiswa wajib mengajukan permohonan kepada Ketua melalui Puket I dengan membayar kompensasi biaya sbb: DU, BBP Pokok, Denda sesuai lamanya masa non-aktif (per-semester), maksimal sebesar biaya mahasiswa baru. Untuk aktif kembali mahasiswa hanya diperbolehkan menempuh 12 (dua belas) SKS pada semester berjalan. Status non-aktif diperhitungkan dengan masa studi dan maksimal untuk 2 (dua) tahun atau 4 (empat) semester. Mahasiswa yang non-aktif melewati batas waktu 2 (dua) tahun 4 (empat) secara berturut-turut dinyatakan tidak lagi mempunyai hubungan hukum apapun dengan kampus, dan kepadanya tidak akan diberikan surat keterangan apapun.
Pindah kuliah (program studi) secara intern dapat dilakukan setelah mahasiswa menyelesaikan perkuliahan 2 (dua) semester. Mahasiswa pindahan yang diterima di STIE & STMIK Jayakarta adalah berasal dari PTS yang memiliki status terakreditasi, dengan melampirkan Surat Pengantar dari PTS lama, transkrip, dll. Persyaratan administrasi akan diberikan kepada ybs pada saat mendaftar sebagai mahasiswa pindahan. Mahasiswa yang akan pindah ke PTS lain, wajib mengajukan permohonan tertulis kepada Ketua atau Puket.I Bidang Akademik. Pindah kuliah dari kuliah pagi ke sore dan sebaliknya, diperbolehkan hanya setelah mahasiswa menempuh kuliah 2 (dua) semester untuk program studi D.3, dan 4 (empat) semester untuk program studi S.1 dan dilakukan pada setiap pergantian semester.
Masa studi adalah satuan waktu yang menunjukan lamanya seseorang mahasiswa dapat mengikuti perkulihan pada tiap jenjang pendidikan dengan ketentuan sbb : a.Jenjang Pendidikan Diploma 3 masa studi adalah 10 semeter (5 tahun) b.Jenjang Pendidikan Strata Satu masa studi 14 semester (7 tahun) Mahasiswa yang mengambil cuti akademik, masa studinya tidak diperhitungkan selama yang bersangkutan menjalani masa cuti. Bagi mahasiswa yang dinyatakan dalam keadaan non-aktif, masa studinya diperhitungkan selama yang bersangkutan dinyatakan non-aktif. Mahasiswa yang masa studinya telah berakhir, dapat diperkenankan mengajukan permohonan memperpanjang masa studinya. Syarat untuk dapat mengajukan perpanjangan masa studi adalah : a.Mengajukan permohonan perpanjangan masa studi kepada ketua melalui Puket I b. Melunasi biaya perpanjangan masa studi sesuai ketentuan yang berlaku; c.Melampirkan foto copy KRS, KHS atau Transkrip, serta bukti pembayaran terakhir dan sebelum    dinyatakan non-aktif. Perpanjangan masa studi diberikan untuk 1 s/d 4 semester ( 2 Tahun ) Mahasiswa yang telah memperoleh Surat Keputusan perpanjangan masa studi, apabila tidak dapat menyelesaikan masa studinya sesuai kurun waktu perpanjangan masa studinya, tidak dapat diberikan lagi diperpanjang masa studinya; Mahasiswa yang masa studinya sudah berakhir dan lewat 2 tahun (4 semester), dinyatakan mengundurkan diri dan tidak dapat diperpanjang masa studinya.
Dosen PA adalah dosen tetap STIE/STMIK Jayakarta yang ditetapkan oleh Ketua STIE/STMIK Jayakarta sebagai dosen penasehat akademik. Tugas dan wewenang dosen PA adalah membimbing dan membantu kelancaran perkuliahaan mahasiswa pada setiap semeseter dimulai sejak masuk menjadi mahasiswa sampai dengan yang bersangkutan menyelesaikan studinya. Apabila mengalami hambatan dalam mengikuti kegiatan perkuliahaan, maka mahasiswa dapat berkonsultasi kepada dosen PA sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan. Pada saat kegiatan daftar ulang (her-registrasi) dosen PA bertugas mengarahkan mahasiswa dalam hal pengambilan mata kuliah. Dosen PA akan memonitor perkembangan mahasiswanya pada setiap semester/tingkat.
Beasiswa adalah bantuan biaya kuliah yang diperuntukan bagi mahasiswa yang tidak mampu, namun memiliki minat yang besar untuk melanjutkan studi. Bantuan beasiswa bagi mahasiswa STIE/STMIK Jayakarta berasal dari Yayasan, Pemerintah dan dari pihak Swasta. Pemberian beasiswa ditujukan kepada para mahasiswa yang memiliki prestasi tinggi akan tetapi memiliki kemampuan keuangan/keuangan orang tua sangat kurang (keluarga tidak mampu). Persyaratan pemberian beasiswa ditetapkan oleh Ketua atau Puket.I melalui pemberitahuan tersendiri.
Sejak ditetapkan menjadi mahasiswa STIE/STMIK Jayakarta, setiap mahasiswa diwajibkan menanda tangani surat pernyataan tidak terlibat sebagai pengguna maupun sebagai pengedar Narkoba. Selama mengikuti kegiatan akademik maupun non-akademik di dalam maupun disekitar lingkungan kampus, setiap mahasiswa STIE/STMIK Jayakarta : a.Dilarang membawa, memakai dan atau mengedarkan narkotika atau obat-obat terlarang. b.Dilarang membawa senjata api dan atau senjata tajam jenis apapun yang dapat    membahayakan orang lain. c.Dilarang memakai sendal dan celana jeans robek dan atau berpakaian yang tidak layak/tidak sopan. d.Dilarang merokok selama mengikuti kuliah dan atau kegiatan lainnya di dalam kelas. e.Melakukan aktifitas yang sifatnya mengganggu ketentraman masyarakat sekitarnya    dan atau melanggar kesusilaan. Selain tatatertib di atas pengaturan tatatertib lainnya adalah sesuai dengan kebutuhan kegiatan yang diadakan dikampus STIE/STMIK Jayakarta.
Mahasiswa STIE & STMIK Jakayakarta yang melakukan pelanggaran ketentuan dan tata tertib selama mengikuti kegiatan akademik, akan dikenakan sanksi sbb: Sanksi yang dikenakan bagi pelanggaran ketentuan yang berlaku dilingkungan kampus adalah sanksi yang bersifat administratif dan sanksi non-administratif. Sanksi Administratif terdiri dari : pembatalan nilai ujian, tidak diperkenankan mengikuti ujian-ujian, dinyatakan tidak lulus mata kuliah atau pengurangan nilai dan pemberian surat peringatan. Sedangkan sanksi non-administratif adalah : berupa skorsing, pemberhentian sebagai mahasiswa dan penyerahan kepada pihak yang berwajib bagi mereka yang terlibat dalam perkara pidana